STEP4 日々の計画

今やあなたは、あなたにとって最重要事項を発見し特定しました。「発見」「計画」というステップを踏んだあなたは、すでに夢の実現への旅行計画書をバッグに持っているようなもの。しかし、誰でも必ず様々な障害に出くわします。そして、残念ながらいかなる人間もすべての事象を平等に同時処理することは不可能です。そんなとき、あなたの価値観に基づいて何を優先すべきか理想的にナビゲートしてくれるのがフランクリン・プランニング・システム。もちろん使い方は、あなた次第。デイリーページやウィークリーページ、月間カレンダーをそれぞれ自由に組み合わせて活用し「出来事」を積極的にコントロールすれば、生産性が高まり、日々の充足感まで違ってくるはずです。

今日の予定をチェックする

予定(アポイントメント)とは、時間が決められた約束であり、他のタスクはその時間を避けて計画していかなければなりません。ない時間を使うことはできないのですから、一日の計画を立てる前に、現実的な観点から自分の予定を検討することが重要になります。理想的には、時間が固定されたアポイントメントの中に、週間計画を立てた際あなた自身がスケジュール化した「大きな石」が含まれているといいでしょう。

現実的なタスクリストを作成する

一日が最初から最後まですべて埋まっているタスクリストは、現実的なリストとは言えません。実際のところ、タスクリストにあまりいろいろなことを盛り込みすぎると、その項目の数に圧倒され、柔軟性や自発的に行動する余地がなく、自分の自由になるものが何もないように感じてしまうのです。その日に予定されているアポイントメントを確認したら、あなたが使うことができる残りの時間を計算して、その時間内に完了できる妥当な数のタスクをリストアップするようにしましょう。

優先順位をつける

最後に、毎日の初めに15分間を取ってその日の計画をします。このわずかな時間が、長期的に見て莫大な時間を節約することにつながります。「タスクリスト」に何をするかを書き、それを優先度別に(A)最重要事項、(B)重要事項、(C)延期可能に分類してください。「最重要事項」とは、あなたにとってその日の内に達成するのがどうしても必要な事柄です。例えば「月次営業予算を作成する」などです。「重要事項」とは重要なタスクや目標ですが、必要であれば先送りできるものです。「延期可能」はしてもしなくてもいいもので、「靴を買う」などです。
タスクを「最重要事項」、「重要事項」、「延期可能」に分類したら、実行する順序によって番号をつけます。「最重要事項」が二つあれば「A1」、「A2」となります。「重要事項」、「延期可能」についても同じようにしてください。

こうすることによって「最重要/重要」なタスクを先に行うことができます。それぞれのタスクの進捗状況はデイリーページまたはウィークリーページにある記号を使って管理します。基本的な記号には「完了」、「削除」、「委任」、「先送り」などがあります。15分の計画の時間には月間カレンダー裏の「Master Task List(月間主要課題)」に目を通すとともに、「一週間コンパス」や目標を参考に、最も重要な事柄に取り組むように心がけてください。そうすれば、将来の目標やタスクのために今日何をしなければならないかも見えてきます。